E-Procurement

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Inhaltsverzeichnis

Einführung

Hauptprozesse und Funktion eines E-Procurement Systems

E-Procurement Systeme befassen sich, wie der Name schon sagt, (engl Procurement = Beschaffung) mit den Prozessen der Beschaffung in einem Unternehmen. „Anstelle des herkömmlichen, aufwendigen, papierbasierten Beschaffungsprozesses, soll ein durchgängiger elektronischer Ablauf treten. E-Procurement bedeutet aber weitaus mehr als nur eine neue Software zur Verfügung zu stellen. Es geht vielmehr auch um eine tiefgreifende Veränderung der Beschaffungsprozesse, der Organisation und der IT. Ziel ist die Schaffung einer individuell abgestimmten E-Procurement Strategie, die sich der Einbindung von Mitarbeitern, Lieferanten annimmt und gleichzeitig den Service und die Versorgungssicherheit des Unternehmens optimiert.“1 So umfasst ein E-Procurement System in der Regel sechs Hauptfunktionen:

  • Katalog
  • Bestellung
  • Kontrolle und Überprüfung
  • Wareneingangs- und Außnahmebehandlung
  • Bezahlung
  • Supply-Chain Management2[1]

Zum besseren Verständnis und zur besseren Beschreibung dieser Funktionen ihrer Bedeutung im E-Procurement werden sie nun im Folgenden erläutert:

Katalog

Eines der Kernstücke eines E-Procurement Systems ist dessen Katalog. Der Katalog enthält alle Lieferanten und die Produkte die angeboten werden. Zudem ist es von hoher Bedeutung, dass alle Produkte ausreichend beschrieben sind und die Informationen über Produkte und Lieferanten aktuell sind. Deshalb ist das Katalogmanagement sehr wichtig für ein E-Procurement System, außerdem nimmt es viel Arbeit in Anspruch den Katalog ausreichend zu pflegen.

Bestellung

Eine Bestellung im Rahmen eines E-Procurement Systems läuft so ab, dass der Empfänger des Produktes auch die Bestellung abgibt, so dass die Abteilung des Einkaufs sich weniger mit den operativen Tätigkeiten befassen muss, sondern sich auf die strategischen Aufgaben konzentrieren kann. Kontrolle und Überprüfung Die Kontrolle und Überprüfung befasst sich mit der Genehmigungshierachie. Da bei E-Procurement Systemen jeder Mitarbeiter selbst Dinge bestellen darf, muss genau überprüft werden, ob der Mitarbeiter, der bestellt diese Dinge auch bestellen darf. Im Folgenden werden vier grundsätzliche Prinzipien vorgestellt, wie man dieses Problem lösen kann:

Vier-Augen Prinzip

Dieses Prinzip wird vor allem dann eingesetzt, wenn nicht der Wert des Produktes entscheidend ist, sondern das Produkt an sich kritisch ist und entschieden werden muss, ob es überhaupt gekauft wird. Durch das Vier-Augen-Prinzip ist es für ein Unternehmen möglich, bei der Konfiguration festzulegen, welche Operationen nicht von einer Person allein ausgeführt werden dürfen. Hierfür werden die Personen in zwei Gruppen eingeteilt und mit verschiedenen Rechten ausgestattet, somit können bestimmte Funktionen nur in Zusammenarbeit der einzelnen Gruppeninstanzen ausgeführt werden. Auf diese Weise ermöglicht das Vier-Augen System hohen Schutz.[2]

Wertgrenze

Jedem Mitarbeiter kann eine bestimmte Wertgrenze zugeteilt werden, bis zu welchem Wert er ein Produkt bestellen kann, ohne es von einem Vorgesetzten genehmigen zu lassen. Dies macht Sinn, da es nicht nötig sein sollte, dass der Vorgesetzte genehmigt, ob der Mitarbeiter eine neue Maus bestellen darf.

Genehmigung

Sobald ein Mitarbeiter bei einer Bestellung seine Wertgrenze überschreitet, muss die Bestellung zunächst meistens von einem Vorgesetzten genehmigt werden, dabei sendet das E-Procurement System entweder eine E-Mail an den Vorgesetzen oder aber es gibt ein Intranet Portal welches die relevanten Daten anzeigt.[3]

Wareneingangs- und Ausnahmebehandlung

Jeder Mitarbeiter kann sofort melden wenn eine Ware eingetroffen ist und über das E-Procurement System auch jegliche Mängel des Produktes direkt an den Lieferanten melden.

Bezahlung

Die Bezahlung des Lieferanten wird durch ein E-Procurement System stark vereinfacht, da es entweder bereits Rahmenverträge gibt die die Bezahlung der Güter pauschal regelt, oder aber die Rechnung automatisch an die Buchhaltung übermittelt, die die Rechnung dann begleichen kann.

Klassifizierung von E-Procurement Systemen

Es ist möglich E-Procurement Systeme nach bestimmten Kriterien in unterschiedliche Gruppen einzuteilen. Die Kriterien zur Einteilung der Systeme lauten:

  • Katalogverantwortlichkeit
  • Technologieausnutzung und Collaboration
  • Automatisierungspotential und Bedeutung der Produkte[4]

Einteilung an Hand der Katalogverantwortlichkeit

Bei einer Einteilung an Hand der Katalogverantwortlichkeit kann man wiederum drei Gruppen einteilen: Sell Side Lösungen (Lieferantenzentrierte Lösungen) Buy Side Lösungen (Einkaufszentrierte Lösungen) Markplätze (Vermittlerzentrierte Lösungen) Um diese Begriffe besser verstehen zu können wird jeder einzelne im Folgenden erläutert:

Sell Side Lösungen

Bei einer Sell-Side-Lösung werden die Einkaufssoftware und der Produktkatalog durch das liefernde Unternehmen bereitgestellt. Dies führt dazu, dass der Käufer über verschiedene Schnittstellen auf die Produktinformationen der unterschiedlichen Lieferanten zugreifen muss. Andererseits ist es möglich für die liefernden Unternehmen ihre Produkte bestmöglich darzustellen und zusätzlich spezielle Funktionen zu integrieren, z.B. Produktkonfigurationen oder Kompatibilitätsprüfungen.[5] Des Weiteren muss hier auch nicht das Unternehmen selbst den Katalog pflegen, wodurch ein aufwendiger Prozess wegfällt im Vergleich zu Buy-Side-Lösungen.

Buy Side Lösungen

Bei einer Buy-Side-Lösung werden die Einkaufssoftware und der Produktkatalog vom Käufer aufgestellt. Eine eigene Einkaufssoftware und ein eigener Produktkatalog bringt die Vorteile mit sich, dass im Katalog Waren angezeigt werden können, die von unterschiedlichen Lieferanten bereitgestellt werden und dass nur Produkte aufgenommen werden, die auch für das eigene Unternehmen relevant sind. Der Einsatz einer eigenen Einkaufssoftware birgt für den Einkäufer vor allem die zwei folgenden Vorteile: In den selbst definierten Katalogen können die Artikel verschiedener Lieferanten zu einem so genannten Multilieferantenkatalog zusammengeführt werden, was die Auswahl der gewünschten Produkte für die Mitarbeiter vereinfacht. Der zweite Vorteil von Buy-Side-Lösungen besteht darin, dass die Regeln für den Beschaffungsprozess (z. B. die Einhaltung von Rahmenvereinbarungen, von Kompetenzen und Genehmigungsabläufen) einmalig und lieferantenunabhängig abgebildet werden und ebenso alle Informationen für die Abwicklung des Bestellprozesses im eigenen System verfügbar sind; z. B. werden B2B-Marktplätze vielfach von der Käuferseite dominiert.

Elektronische Marktplätze

Bei elektronischen Marktplätzen wird eine Umgebung bereit gestellt, die sowohl den Käufern, als auch den Verkäufern dient. Käufer können nach Produkten suchen und Verkäufer ihrerseits Produkte anbieten.[6]

Einteilung an Hand des Grades der Technologienutzung

„Eine weitere Möglichkeit bietet die Klassifizierung an Hand der Intensität und der Nutzung von Technologie (zum Beispiel durch Supply Chain Management) sowie der Umfang der erfolgten Integration der Partnerunternehmen.[7] So lässt sich das E-Procurement System nach drei Arten klassifizieren:

  • Sharing: Es werden nur Grundfunktionen des Internets genutzt, z. B. Nutzung von Suchmaschinen
  • Application: Es werden elektronische Kataloge benutzt und das Unternehmen beteiligt sich an elektronischen Marktplätzen
  • Collaboration: Das Unternehmen geht Rahmenverträge mit den Lieferanten ein und verwendet Supply Chain Management. Es kommt zu einer Integration zwischen Unternehmen und Geschäftspartner auf allen Ebenen.[8]

Einteilung an Hand der beschafften Produkte

Als letzten Punkt gibt es die Einteilung von E-Procurement Systemen anhand der Güter die mit dem System beschafft werden. Hier kann man die zwei verswchiedene Eigenschaften der Güter bewerten: einerseits ihr Automatisierungspotential, und auf der anderen Seite die strategische Bedeutung für das Unternehmen. Automatisierungspotential bedeutet, dass das zu beschaffende Gut keinen hohen Wert hat und so automatisch nach gekauft werden kann und es keiner weiteren Entscheidung bedarf. Die Abbildung unterhalb verdeutlicht diesen Zusammenhang:

Gütereinteilung
Gütereinteilung

Investitionsgüter haben eine hohe strategische Bedeutung für ein Unternehmen und haben deshalb ein geringes Automatisierungspotential. Aus diesem Grund stehen sie in der Abbildung oben links. Produktionsgüter haben auch einen strategisch hohen Wert, bieten aber mehr Automatisierungspotential, da sie beispielsweise bei Online Auktionen ersteigert werden können oder auf virtuellen Marktplätzen erstanden werden können. Selten gekaufte Güter haben einen geringen strategischen Wert und auch ein geringes Automatisierungspotential, da es sich meist um Individuallösungen handelt. So genannte C-Teile sind Güter, die einen geringen Wert haben, z. B. Hilfsstoffe, die in der Produktion verwendet werden, wie Schraub- oder Schmiermittel. Diese Produkte bieten ein hohes Automatisierungspotential, da sie oft gebraucht werden und einen geringen Wert haben. Hier können Desktop Purchasing Systeme eingesetzt werden.

Desktop Purchasing Systeme

Ein Desktop Purchasing System ist eine Softwareanwendung, die den Beschaffungsprozess für Waren mit geringem Wert und geringer strategischer Bedeutung automatisiert. Wesentliches Merkmal eines Desktop Purchasing Systems ist zum einen, dass jeder Mitarbeiter von seinem eigenen PC aus Waren bestellen kann, zum anderen gibt es einen Multilieferantenkatalog. Dieser Multilieferantenkatalog umfasst alle Produkte, die von verschiedenen Lieferanten eingekauft werden können. Wichtig dabei ist, dass die Daten aktuell sein müssen. Beispielhafter Aufbau eines Desktop Purchasing Systems:

Aufbau eines Desktop Purchasing Systems
Aufbau eines Desktop Purchasing Systems

Die Abbildung zeigt die wesentlichen Bestandteile eines Desktop Purchasing Systems, die im Folgenden erläutert werden:

  1. Produktsuche: Hier kann nach allen im System vorhandenen Artikeln gesucht werden.
  2. Kategoriesuche: Hier gelangt man über die einzelnen Kategorien zu den jeweiligen untergeordneten Kategorien, wie z. B. über den Bürobedarf zu den Schreibwaren.
  3. Favoriten: Hierunter befinden sich sowohl persönliche, als auch Favoritenlisten von Unternehmen.
  4. Externe Links: Diese stellen die Verbindungen zu externen Partnern her.
  5. Neuigkeiten: Darunter sind die aktuellen Neuerungen der Einkaufsabteilung zu finden.
  6. To do Liste: Diese beinhalten eine Übersicht der aktuell zu erledigenden Aufgaben und haben eine wesentliche Bedeutung für die Vorgesetzten, welche die Freigaben von Einkaufslisten über ihre Mitarbeiter vornehmen müssen.
  7. BANF Überblick: Dieser ist mit der bedeutendste Bereich der Loginmaske. Der Mitarbeiter erhält hier sofort Auskunft über den aktuellen Status seiner Bestellanforderungen.
  8. Shop: Im Gegensatz zur Startseite, wo nur die wichtigsten Suchkriterien zur Verfügung stehen, stehen den Mitarbeitern im Shop die gesamten Such- und Einkauffunktionalitäten des Systems zur Verfügung.
  9. Bestellstatus: Hier besteht für den Mitarbeiter die Möglichkeit, sich über alle bisher vorgenommen Bestellungen und den dazugehörigen Details zu informieren.
  10. Profil: Dieses bietet für den Mitarbeiter die Möglichkeit wichtige Einstellungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Dies bietet den Vorteil, dass der Aufwand für eine zentrale Verwaltung der Daten erheblich reduziert wird.

Die in dieser Abbildung dargestellten Bestandteile eines Desktop Purchasing Systems haben sich im Laufe der Zeit etabliert und sind weitgehend bei allen Anbietern zu finden.

Onlinemarktplätze

Einführung

Die elektronische Beschaffung beschäftigt sich mit der Güter- oder Dienstleistungsbeschaffung über das Internet. Es gibt verschiedene Parteien, die dabei eine Rolle spielen. Es werden vier Hauptparteien unterschieden[9], die im weiteren Verlauf genauer vorgestellt werden.

B2B-Marktplätze

B2B-Marktplatz
B2B-Marktplatz

Business-to-Business-E-Commerce (auch B2B oder BtoB) bezeichnet den Verkauf von Dienstleistungen und Produkten zwischen Unternehmen. Es gibt eine Art „Marktplatz“ oder „Handelsplatz“ im Internet, auf dem die verschiedenen Unternehmen ihre Dienstleistungen bzw. Produkte anbieten können. Andere Unternehmen können hier nach Produkten oder Dienstleistungen suchen. Somit hat der potentielle Käufer einen viel größeren Markt an Anbietern. In der Vergangenheit, als solche Geschäfte noch ohne Internet und moderne Medien abgewickelt wurden, mussten die Angebote manuell eingeholt werden. Der Markt war nicht so aktuell wie er es heutzutage im Internet ist. Es ist auch viel einfacher geworden, sich Informationen über die Anbieter einzuholen. Man klickt nur noch deren Homepage an und erhält Informationen über das Unternehmen, dessen Kunden und Referenzen.
Zusätzlich sind natürlich auch die Lieferzeiten und der Warenbestand der Produkte ständig aktuell. Dies war früher in den Produktkatalogen nicht möglich. Es war teuer und zeitaufwendig immer aktuelle Kataloge zu drucken und sie an die Käufer zu verschicken.
Durch die elektronische Beschaffung zwischen Unternehmen ist der Produktkatalog heutzutage viel moderner und es ist einfacher geworden, Produkte zu finden. Zusätzlich sind die Waren günstiger, da keine Kosten mehr durch den Katalogdruck und Katalogversand anfallen.
Aber auch die Kosten für einen Zwischenhändler entfallen. Ein Unternehmen kann Waren direkt beim Hersteller bestellen und muss nicht mehr über einen Zwischenhändler einkaufen. Somit entfallen diese Kosten und das Produkt kann kostengünstiger angeboten werden bzw. der Gewinn pro Produkt steigt.

B2C-Marktplätze

B2C-Marktplatz
B2C-Marktplatz

Business-to-Customer-E-Commerce (auch B2C oder BtoC) bezeichnet den Verkauf von Dienstleistungen und Produkten zwischen Unternehmen und Kunden. Auf diesem elektronischen Marktplatz agieren Unternehmen direkt mit ihren Kunden. Die einfachste Form ist ein „Onlineshop“, bei dem der Kunden einen virtuellen Warenkorb besitzt. Anstatt in ein Geschäft zu gehen und dort einzukaufen, sucht der Kunde im elektronischen Geschäft nach den Waren und befüllt seinen Warenkorb.Diese Onlineshops können von verschiedenen Unternehmen angeboten werden. Entweder besucht man den elektronischen Shop eines Unternehmens, welches auch Kundenfilialen besitzt (z.B. IKEA, Apple oder Globetrotter) oder man kauft in Onlineshops ein, die gar keine Kundenfilialen besitzen. Ein gutes Beispiel hierfür ist Amazon (www.amazon.de), da es ein reiner Internetshop ist. Hier kann man jegliche Waren einkaufen und sie sich direkt und bequem nach Hause schicken lassen. Da für solche Shops „[…] keine großen Ausgaben für Miete, Verkaufspersonal oder andere Kosten […]"[10] anfallen, kann man die Produkte preisgünstiger erwerben als in einer Kundenfiliale. In großen Hallen werden die Produkte gelagert, versandfertig gemacht und dann an den Käufer geschickt.
Dieser Kaufmethode liegt aber zuvor eine B2B-Beziehung zugrunde, da der Onlineshop (z.B. Amazon) die Waren beim Hersteller bestellt. Auch hier entstehen Vertriebs-, Versand- und Lagerkosten.
Noch direkter funktioniert der Einkauf, wenn der Warenhersteller die Produkte über einen e-Shop anbietet. Kunden können so direkt beim Hersteller einkaufen. Dadurch entfallen alle Lagerkosten, Versandkosten und Händlerkosten und das Produkt kann sehr kostengünstig angeboten werden. Der Hersteller kann so den größten Gewinn erzielen, da er den Zwischen- und Großhändlern normalerweise Mengenrabatte einräumen muss. Somit bekommt der Kunde das Produkt am günstigsten und der Hersteller macht dennoch den größten Gewinn. Eigentlich liegt hier eine Win-Win Situation vor, da sowohl Käufer als auch Händler profitieren. Die einzigen Verlierer solcher Modelle sind natürlich die Zwischen- und Großhändler, da sie in der „Beschaffungskette“ keine Rolle mehr spielen. Somit verdienen sie kein Geld und können nicht weiter existieren.
Aber auch für den Kunden gibt es Nachteile: Eine umfassende Beratung über die Produkte gibt es nur beim Händler und auch das Begutachten und Testen, dass oft vor dem Kauf stattfindet, entfällt in Onlineshops.
Des Weiteren muss der Händler ein Umtauschrecht und eine zweijährige Garantie auf seine verkauften Produkte bieten. Diese Punkte sind für den Hersteller sehr schwierig zu gewährleisten und meistens ist es zu aufwendig, den Zwischenschritt über den Großhändler wegfallen zu lassen. Das Internet bietet zwar mit seinen e-Shops die Möglichkeit zum direkten Vertrieb zwischen Hersteller und Kunden, dennoch wird primär der Weg über den Zwischenhändler gewählt.Trotzdem bleibt festzuhalten, dass der direkte Kontakt zwischen Herstellern und Kunden einfacher zu bewerkstelligen ist, als das früher der Fall war. Weiterhin können Kunden, die keine Beratung und keinen Support wünschen, schneller und billiger über das Internet einkaufen.

C2C-Marktplätze

Customer-to-Customer-E-Commerce (auch C2C oder CtoC) bezeichnet den Verkauf zwischen Kunden und Kunden. Daher muss man prinzipiell die Frage stellen, ob diese Beziehung überhaupt interessant ist. Denn zuvor muss ja eine B2B oder B2C Beziehung stattgefunden haben, um das Produkt, das nun (meist im gebrauchtem Zustand) zwischen zwei Kunden gehandelt wird, neu erworben zu haben[11]. Da es aber um elektronische Beschaffung geht, ist es sinnvoll kurz auf dieses Thema einzugehen.
Wenn jemand bestimmte Waren sucht, die entweder nicht unbedingt neu sein müssen oder aber neu gar nicht mehr zu bekommen sind, wendet man sich an eine möglichst breite Masse, die das gesuchte Produkt eventuell besitzt. Früher geschah dies über Annoncen in der Wochenzeitung oder auf Flohmärkten, wo man nach Raritäten suchte. Heutzutage gibt es zahlreiche „elektronische Annoncen“ die ständig aktualisiert werden und rund um die Uhr verfügbar sind. So kann man über das Internet direkt Kontakt mit dem Verkäufer aufnehmen und über das Produkt diskutieren und verhandeln.
Natürlich gibt es neben den Annoncen auch „Online-Auktionen“. Das wohl bekannteste Beispiel hierfür dürfte das Aktionshaus eBay (www.eBay.de) sein. Private Verkäufer stellen Waren auf dieser Plattform ein und die breite Masse an Käufern bietet auf die Produkte – wie bei einer richtigen Auktion. Der Höchstbietende Interessent erhält nach Ablauf der Aktionsfrist den Zuschlag für das Produkt. Durch den Menüpunkt „Sofort kaufen“ und durch sogenannte „PowerSeller“ verschwimmen hier die Grenzen zwischen C2C und B2C Beziehungen. Daher ist eBay kein reiner C2C-Marktplatz.
Man findet im Internet aber genug reine C2C Marktplätze, welche den Flohmarkt und die Zeitungsannoncen voraussichtlich komplett ablösen werden.

B2A-Marktplätze

Business-to-Administration-E-Commerce (auch B2A oder BtoA) beschäftigt sich mit den Marktplätzen zwischen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen. Prinzipiell werden die staatlichen Einrichtungen wie einfache Kunden behandelt. Somit liegt eine B2C Beziehung vor. Der einzige Unterschied ist, dass man auf ein sogenanntes „E-Government“ hinarbeitet. Also eine elektronische Regierung, die sehr gut vernetzt ist und somit die Vorteile der modernen Technik nutzt um effizienter regieren zu können. Da es hier aber um die elektronische Beschaffung geht, reicht es aus zu sagen, dass die B2A Beziehung wie eine B2C Beziehung funktioniert!

Vor- und Nachteile der "Onlinemarktplätze"

Einige Vorteile der „Onlinemarktplätze“ im Vergleich zu früheren Möglichkeiten der Produktbeschaffung wurden schon genannt. Da dieser Punkt aber sehr wichtig für das komplette E-Procurement ist, werden die positiven aber auch die negativen Eigenschaften nun noch einmal herausgehoben.
Sehr wichtig ist natürlich die Aktualität der Daten. Angebote bzw. Nachfragen können rund um die Uhr, sieben Tage die Woche „online gestellt“ werden. Es gibt keine Abhängigkeiten mehr von Telefonbestellungen oder gar Produktkatalogen in Papierform. Die Anbieter von Produkten können individueller mit Produktanfragen umgehen und es kann „[…] jedem einzelnen Nachfrager zu einem bestimmten Zeitpunkt und zu einer bestimmten Anfrage das richtige Angebot offeriert werden.“[12]. Durch die interaktive Vielfalt im Internet können Produkte mit Bildern, Filmen und sogar 3D-Animationen vorgestellt werden.
Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt ist, dass man über das Internet viel mehr potentielle Verkäufer bzw. Käufer anspricht. Die Marktwirtschaft wächst zusammen und es ist im Prinzip egal, ob die Waren bei einem Händler in der Nähe oder auf der anderen Seite der Erdkugel erworben werden. Wichtig ist nur, dass die Qualität und der Preis stimmen. Dieser Nutzen ist auch für den C2C-Marktplatz sehr wichtig, da private Käufer und Verkäufer untereinander ein großes Netzwerk bilden. Dieses reicht über die Landesgrenzen hinaus, evtl. bis auf anderen Kontinente. Einen Vorteil, den die Wochezeitungsannonce früher nicht bieten konnte! Trotz all der Vorteile von modernen, elektronischen Marktplätzen muss man auch die Nachteile betrachten. Durch den Wegfall der Zwischen- und Großhändler verliert der Beschaffungsprozess einen Bestandteil, der früher unabdingbar war. Die Menschen, die in solchen Firmen arbeiten werden ihre Arbeitsstellen auf kurz oder lang verlieren. Durch den Händlerverlust kann es zu Qualitäts- und Supportproblemen für die Kunden kommen. Das wiederum bekommt der Hersteller zu spüren und er muss darauf reagieren.
Abgesehen von den wirtschaftlichen Nachteilen kommen auch ganz banale Probleme hinzu. Es ist eben doch ein Unterschied, eine 3D-Simulation eines Produktes zu sehen oder es wirklich in der Hand zu haben und es Begutachten zu können. Auch die zwischenmenschliche Ebene, also das Gespräch mit anderen Käufern oder Verkäufern in den Geschäften, entfällt durch Onlinemarktplätze.
Die Produktberatung vor dem Kauf entfällt und man muss sich mühsam im Internet vorinformieren, welches Produkt denn nun am besten zu einem passt.

Fazit

Als Fazit zum Thema der Marktplätze kann man sagen, dass die Zukunft auf jeden Fall den elektronischen Marktplätzen gehören wird. Immer mehr Ein- und Verkäufe werden über das Internet geregelt.
Diese Plattform ist moderner, aktueller und schneller als das herkömmliche Modell. Wenn man zusätzlich bedenkt, dass große Plattformen wie Amazon nicht älter als 15 Jahre sind, kann man nur erahnen wie weit die Technik in den nächsten Jahren voranschreiten wird und welche Veränderungen es auf diesem Gebiet noch geben wird.
Man kann davon ausgehen, dass ein Großteil aller Geschäfte zukünftig nur noch über das Internet abgewickelt wird und somit der Einzelhandel immer weiter zurückgehen wird.


Vor- und Nachteile von E-Procurement

Allgemein

Der Einsatz von E-Procurement (elektronischer Beschaffung) kann, durch eine Zeitersparnis im Beschaffungsprozess zu einer Reduzierung von Prozesskosten führen. Diese Zeitersparnis kommt durch eine zunehmende Automatisierung der Beschaffungsprozesse zustande. Die elektronische Beschaffung kann die Prozesskosten zwischen 20% und 80% senken.[13]

Unternehmen können eine höhere Effektivität und auch Effizienz der Beschaffung durch eine elektronische Beschaffung mit Hilfe eines E-Procurement-Systems erreichen.

Optimierung des Beschaffungsprozesses

Der Einsatz einer E-Procurement-Applikation (oder eines Systems) hilft bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses, welcher mit Hilfe solch einer Applikation zu großen Teilen automatisiert werden kann. Die Automatisierung von immer wiederkehrenden Prozessen erleichtert und verbessert die Prozesse bei der Beschaffung enorm und erlaubt es den Mitarbeitern die für den Einkauf zuständig sind sich mit verschiedenen anderen Aufgaben zu befassen.

Diese durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen erreichte Automation ermöglicht dann, eine Verlagerung der Konzentration auf weitere bzw. andere Prozesse. Hierdurch kann ein effizienterer Arbeitsablauf bewerkstelligt werden.

Angefallene Kosten bei der Implementierung eines E-Procurement-Systems amortisiert sich in vielen Fällen bereits in weniger als einem Jahr, da die Einführung des Systems in den meisten Fällen schnell und einfach von statten geht.

Geschwindigkeitsoptimierung eines Beschaffungsvorganges

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses bildet sich vor allem deutlich in der Geschwindigkeit der Abwicklung eines Beschaffungsvorganges ab. Wo ein Unternehmen das ohne den Einsatz von E-Procurement-Systemen arbeitet oftmals mehrere Tage oder Wochen für eine solche Abwicklung braucht, kann mit Hilfe des E-Procurement-Systems in wenigen Minuten ein Beschaffungsprozess erfolgreich abgeschlossen werden.[14]

Überblick und Kontrolle eines Beschaffungsprozesses

Aber auch ein besserer Überblick über den Beschaffungsprozess und eine bessere Kontrolle eines solchen kann durch den Einsatz eines E-Procurement-Systems verbessert werden. Die durch den Einsatz des E-Procurement-Systems verbesserte Übersicht wird dadurch bewerkstelligt, dass mit dem E-Procurement-System nur ein einzelnes System die Beschaffung bzw. den Beschaffungsprozess kontrolliert und somit eine nahezu uneingeschränkte Einsicht in die verschiedenen Prozesse der Beschaffung ermöglicht wird.

Des Weiteren ermöglicht die gewonnene Einsicht in die Prozesse, weitere Möglichkeiten zur Optimierung der Beschaffungsvorgänge zu erkennen und diese dann eventuell zu nutzen.

Vereinfachte Planung der Beschaffungsprozesse

Eine weitere Motivation ein E-Procurement-System einzusetzen ist es sicherlich, dass die Planung der Beschaffungsvorgänge wesentlich vereinfach und somit verbessert wird. Zu der Vereinfachung der eigentlichen Beschaffung kommt der verbesserte Kontakt zu den Lieferanten. Dieser Kontakt kann durch das E-Procurement-System dahingehend verbessert werden, dass die Zusammenarbeit enger und somit das Resultat der Zusammenarbeit verbessert wird, denn es werden festere und bessere Beziehungen zu den Lieferanten gefördert.[15]

Verbesserte Nutzung von Ressourcen

Zu den bereits erwähnten Vorteilen gesellt sich nun noch eine verbesserte Nutzung der Ressourcen bei der Beschaffung durch den Einsatz eines E-Procurement-Systems. Hierbei kann man sich die Abteilung eines Unternehmens, die für den Einkauf zuständig ist vorstellen. Diese Abteilung verbringt einen Großteil ihrer Zeit damit, Routinetätigkeiten zu erledigen. Der Einsatz des E-Procurement-Systems ermöglicht hier eine Verbesserung der Nutzung von Ressourcen, in dem die Mitarbeiter der genannten Abteilung sich mit weiteren Aufgaben oder Prozessen befassen können, da die Routinetätigkeiten für Mitarbeiter anderer Abteilungen, die nicht für den Einkauf zuständig sind, zugänglich gemacht wird.

Die Mitarbeiter können somit ihren individuellen Bedarf an Gütern schnell und effizient selber über, zum Beispiel das Internet bestellen und die Einkaufs-Abteilung damit entlasten. Dieser wäre es dann wiederum möglich sich verstärkt mit Aufgaben zu befassen , die von weit aus höherer Bedeutung/Priorität sind.

Man kann also zusammenfassen, dass der Einsatz eines E-Procurement-Systems die Prozesse bei der Beschaffung in einem Unternehmen effektiver macht, wodurch Kosten eingespart und vorhandene Ressourcen besser eingesetzt werden können.[16]

Des Weiteren kann ein Teil der Prozesse reduziert werden und manche entfallen sogar ganz durch den Einsatz der elektronischen Beschaffung mit Hilfe eines E-Procurement-Systems.[17]

E-Procurement Vorteile im Überblick

„Vorteile der elektronischen Lieferanten-Kunden-Verbindung sind u. a. die effizientere Gestaltung von Beschaffungsprozessen, die Reduktion der Beschaffungskosten und die Verkürzung der Bestellvorgänge.“[18]

Kostenvorteile

  • Rahmenverträge könne ausgeschöpft werden
  • Rahmenverträge können ausgeweitet werden
  • Kosteneinsparung durch Internet-Marktformen (wie z.B. Auktionen)
  • 5%-20% Einstandskostenersparnis
  • 20%-80% Prozesskostensenkung

Qualitätssicherung

  • Entscheidungsunterstützung
  • höhere Markttransparenz
  • Reduzierung der Lieferantenzahl
  • Optimierung der Lieferantenbeziehung
  • Stärkung des strategischen Einkaufs
  • Besseres Informationsmanagement

Zeitersparnis

  • Prozessverkürzung
  • Beschleunigung und Optimierung von Prozessen
  • Weniger Ausnahmefälle
  • Automatisierung von Prozessen
  • Weniger Fehler
  • Reduktion operativer Tätigkeiten
  • Geringere Zeit um auf den Markt zu kommen

Auf den Punkt gebracht

E-Procurement-Systeme ermöglichen die Erschließung neuer Beschaffungsquellen durch eine weltweite Reichweite, außerdem bieten sie weitestgehend automatisierte Transaktionsprozesse. Des Weiteren reduzieren E-Procurement-Systeme Kosten und den Zeitaufwand für Beschaffungsprozesse, sowie die Einstandspreise. Es wird eine unmittelbare Konkurrenzsituation bewerkstelligt, außerdem ermöglichen sie einen besseren Überblick über die Preise und die Beschaffungsverfahren an sich, sie bieten also eine höhere Transparenz.

Ziele von E-Procurement

E-Procurement-Systeme sollen die Kosten der Beschaffung senken und bestehende Beschaffugsprozesse oder Vorgänge optimieren. Des Weiteren soll ein E-Procurement-System auch verschiedene Aspekte der strategischen Beschaffung und des „Supply-Chain-Management“ berücksichtigen.

E-Procurement im Hinblick auf die Unternehmung

Die Auswirkungen bei einer Einführung eines E-Procurement-Systems betreffen verschiedenste Prozesse im gesamten Unternehmen, die Auswirkungen haben also nicht nur auf die eigentlichen Beschaffungsprozesse eine Wirkung sondern betreffen auch zum Beispiel die Mitarbeiter. Durch den Einsatz eines E-Procurement-Systems erweitern sich die Fähigkeiten und die Möglichkeiten des gesamten Einkaufs, die bisherige Organisationsstruktur muss angepasst werden. Dadurch, dass das gesamte Unternehmen einen stärkeren Umgang mit elektronischen Systemen hat und hierdurch auch verschiedenste Mitarbeiter betroffen sind, müssen diese die Möglichkeiten des neu eingerichteten E-Procurement-Systems austesten und sich mit ihnen vertraut machen. Wie man erkennen kann bringt die Einführung eines E-Procurement-Systems einige Veränderungen mit sich, diese sollten vor der Einführung ganz besonders berücksichtigt werden.

Des Weiteren muss bei der Einführung berücksichtigt werden, wie das neu eingeführte E-Procurement-System genutzt werden soll. Ein Beispiel hier wäre die Bestellung von Büromitteln über das E-Procurement-System, wenn diese Tätigkeit für alle Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich gemacht werden soll, muss garantiert werden, dass der Mitarbeiter das System korrekt Nutzen kann. Das heißt, dass eine besondere Benutzerfreundlichkeit gegeben sein muss, damit eine falsche Nutzung des Systems und somit auch eine Ausmerzung der Vorteile eines E-Procurement-Systems verhindert werden kann.[19]

Wesentliche Nachteile eines E-Procurement-Systems

Die Vorteile einer elektronischen Beschaffung bilden sich in der Veränderung der Beschaffungsprozesse, der kürzeren Bestellvorgänge und der Kostenreduzierung in der Beschaffung ab. Diese Vorteile hängen sehr stark von der Art der zu beschaffenden Güter ab. Diese Vorteile stehen zu dem in einer starken Relation mit der Implementierung eines E-Procurement-Systems, da diese oft die Art bzw. die Dauer der Vorteile bestimmt.

Wesentliche Nachteile eines E-Procurement-Systems bilden sich in der technischen Sicherheit, der Teilnehmerzahl und der menschlichen Komponente ab. Im Folgenden werden diese Punkte genauer erläutert.

Technische Sicherheit

Wenn ein E-Procurement-System keine technische Sicherheit bietet, kann es passieren, dass eine Leistung nicht termin- oder bedarfsgerecht erbracht werden kann. Außerdem kann das wirken von Dritten oder Technische Mängel schnell zu fehlerhaften Daten führen, wodurch auch die Prozesssicherheit nicht mehr gegeben ist.

Teilnehmerzahl

Damit ein E-Procurement-System in vollem Funktionsumfang genutzt werden kann, ist es bei vielen E-Procurement-Systemen erforderlich das auf der Anbieter-, sowie der Nachfragerseite eine Mindestteilnehmerzahl vorliegt. Denn das Angebot kann nicht ausgeweitet werden, wenn die Nachfrage zu gering ist. Von der anderen Seite her betrachtet, kann sich auch keine ausreichende Nachfrage einstellen, wenn nicht genügend Angebote vorliegen.

Menschliche Komponente

Die menschliche Komponente ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Einführung eines E-Procurement-Systems, da die Mitarbeiter direkt von den Auswirkungen eines E-Procurement-Systems betroffen sind. Beziehungen die über mehrere Jahre hinweg zwischen Einkäufer und Lieferant gepflegt wurden, werden auf einen Schlag verändert. Bis dahin aufgebautes Vertrauen oder bestimmte Kulanzregeln können von dem E-Procurement-System nicht mehr berücksichtigt werden. Hier muss gut geschult oder zum Teil auch aufgeklärt werden, damit Vorbehalte gegen ein E-Procurement-System abgebaut werden können.

Die verstärkte Nutzung eines E-Procurement-Systems in einem Unternehmen bringt also noch einige Hindernisse mit sich, die berücksichtigt werden müssen. Allem voran steht hier wohl das in vielen Fällen fehlende Vertrauen in noch unbekannte Lieferanten.[20]

Das E-Procurement-System selbst ersetzt bisher nicht optimierte oder nicht gut geeignete Organisationsstrukturen und Prozesse nicht, es unterstützt sie lediglich.

Zukunft des E-Procurement

„Für die Zukunft ist eine immer stärkere Verbreitung von E-Procurement-Systemen zu vermuten, Eine Forrester-Studie zur Zukunft des europäischen B-to-B-Handels prognostiziert ein starkes Wachstum bis zum Jahre 2006: Es wird eine Steigerung des elektronisch beschafften Umsatzvolumens um ca. 3000% im Vergleich zu 2001 erwartet. Deshalb sollten Unternehmen stärker darüber nachdenken, ob sie E-Procurement nicht nur reaktiv, sonder auch aktiv – im Sinne der Erzielung von Kundenbindung – nutzen.“[21]

In der heutigen Zeit ist eine weite Verbreitung des elektronischen Marktes zu spüren. Nicht nur die elektronische Beschaffung in einem Unternehmen, die über ein E-Procurement-System organisiert wird, sondern auch die elektronische Beschaffung im Privatgebrauch ist zum Alltäglichen Geschäft geworden. Jeder hat wahrscheinlich schon einmal auf den bekannten Internet-Börsen mitgehandelt. Als anführende Beispiele sind vielleicht eBay und Amazon zu nennen. All dies lässt vermuten, dass die oben angeführte Prognose nicht daneben lag.

Schlussbemerkung zu den Vor- und Nachteilen des E-Procurement

Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass der Einsatz eines E-Procurement-Systems unter der Berücksichtigung bestimmter Aspekte die Prozesskosten der Beschaffung senken kann und somit eine positive Auswirkung auf den Unternehmensumsatz hat, da die verschiedenen Bereiche der Beschaffungsprozesse automatisiert und somit optimiert werden können.

Quellenverzeichnis

  1. ↑ Vgl. Ashis K., Agrahari, A, E-Procurement in Emerging Economies, Theory and Cases,2007 London, S. 6
  2. ↑ Artec IT Solutions, Ganzheitlicher Schutz für das E-Mail- und Dokumenten-Archiv, in: http://www.artec-it.de/Datensicherheit/EMA/4_Augen.aspx, zugegriffen am: 04.07.2008
  3. ↑ Vgl.: Nekolar, A.-P.: e-Procurement, Euphorie und Realität, Heidelberg 2003, S. 26
  4. ↑ Vgl.: Eb. S. 8
  5. ↑ Fachgruppe Modellierung betrieblicher Informationssysteme, Elektronische Beschaffung ,in: http://www.wi-inf.uni-duisburg-essen.de/MobisPortal/index.php?groupId=&&contentType=Glossary&&glossar=word&&begriff=Elektronische%20Beschaffung&&lang=de, zugegriffen am 28.06.2008
  6. ↑ Vgl.: Laudon, K.: Wirtschaftsinformatik, Eine Einführung, München 2002, S. 181
  7. ↑ Nekolar, A.-P.: e-Procurement, Euphorie und Realität, Heidelberg 2003, S. 10
  8. ↑ Vgl.: Eb. S. 10
  9. ↑ Vgl. Laudon, K.: Wirtschaftsinformatik, Eine Einführung, München 2002, S. 183
  10. ↑ Laudon, K.: Wirtschaftsinformatik, Eine Einführung, München 2002, S. 185
  11. ↑ Vgl. Tripp, H.: Electronic Procurement Services, Lohmar 2002
  12. ↑ Einsporn, T.: eProcurement für Unternehmen, Der neue Weg zum effizienten Einkauf, Köln 2000, S. 16
  13. ↑ Vgl.: Niehus, R.: Leitfaden E-Business Erfolgreiches Management, Frankfurt am Main 1999, S. 7f.
  14. ↑ Vgl.: Aust, E., Diener, W., Engelhardt, P., Lüth, O.: ePurchasing – Im B2B eCommerce ist der Kunde wieder König, 2. Auflage, Mannheim 2000, S. 51f.
  15. ↑ Vgl.: Abts, D., Mülder, W.: Grundkurs Wirtschaftsinformatik, Eine kompakte und praxisorientierte Einführung, 5. Auflage, Lengerich 2004, S. 266ff.
  16. ↑ Vgl.: Walser, M., Zimmer, A.: E-Procurement, C-Teile-Beschaffung via Internet, Frankfurt am Main 1999, S. 31ff.
  17. ↑ Vgl.: Nekolar, A.-P.: e-Procurement, Euphorie und Realität, Heidelberg 2003, S. 20
  18. ↑ Weiber, R.: Handbuch Electronic Business, 2. Auflage, Wiesbaden 2002, S. 1064
  19. ↑ Vgl.: Kleeman, F.: Neue Strategien im internationalen Beschaffungsmanagement, Studienarbeit, Norderstedt 2004, S. 16
  20. ↑ Vgl.: Backhaus, K., Voeth, M.: Handbuch Industriegütermarketing, Lengerich 2004, S. 572f.
  21. ↑ Backhaus, K., Voeth, M.: Handbuch Industriegütermarketing, Lengerich 2004, S. 573


Autoren


Hauptprozesse und Funktion eines E-Procurement Systems, Klassifizierung von E-Procurement Systemen - Andreas Bell
... - Christoph Tietz
Vor- und Nachteile von E-Procurement - Daniel Schmidt
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