Enterprise Resource Planning
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_Inhaltsverzeichnis
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Anwendungsbeispiel eines ERP Systems
Einführung
Im folgenden wird die Funktionalität und der Aufbau eines ERP System anhand eines konkreten Anwendungsbeispiel dargestellt. Hierzu wird ein Unternehmen erfunden und dessen Aufgaben beschieben. Bei dem Unternehmen handelt es sich um ein Internet Auktionshaus. Die Leistungen für die Kunden dieser Unternehmung bestehen aus der Bereitstellung einer Internetplattform und besonderen Features. Um dieses Anwendungsbeispiel nicht zu komplex werden zu lassen, werden nicht alle Unternehmenswichtigen Teilbereichen und oder Aufgaben behandelt.
Das Unternehmen ist wie folgt aufgebaut, es besteht aus vier Abteilungen, dem Personalwesen, dem Vertrieb und Marketing, der Fertigung und Produktion und dem Finanz- und Rechnungswesen. Die behandelten Aufgaben sind diesen Abteilungen zugeordnet und finden alle platz unter dem großen Firmendach.
Die Firma Auki GmbH beschäftigte im Geschäftsjahr 2007 rund 10.000 festangestellte Mitarbeiter. Das Kerngeschäft liegt in der Bereitstellung und Weiterentwicklung des Internet Auktionshauses. Die Unternehmung erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von 640.000.000,- €.
Auf der Abbildung unterhalb ist die Unternehmung, ihre Abteilungen und deren Aufgaben abgebildet.
Abb. 1: Abteilungen und deren Aufgaben in der Auki GmbH
Unternehmensbeschreibung
Zur Gründungszeit der Auki GmbH ende der 90er wurden in allen bereichen der Industrie und anderen Unternehmungen verstärkt auf E-Business Systeme gesetzt, da diese als moderner und zukunftsorientierter galten. Doch die Gründungsväter Aukis erwiesen Weitblick und wählten für ihr Unternehmen ein ERP System mit starker Internetanbindung. Diese art von ERP Systemen erfuhren seit Anfang 2000 bis heute einen stetig anhaltenden boom. [1]
Das heute genutzte ERP System wurde im laufe der Unternehmensentwicklung immer weiter entwickelt und ständig an die speziellen Unternehmensanforderungen angepasst. Nur dadurch kann auch heute noch gewährleistet werden, das dieses System den Auki – Managern zur richtigen Entscheidungsfindung verhilft.
Wahl der passenden Datenbank
Um die in den einzelnen Abteilungen anfallenden Daten so wie Ressourcen in das ERP System einbinden zu können, müssen sie nach einer einheitlichen Notation erhoben und in einer zentralen Datenbank gespeichert werden.
Die Auki GmbH hat sich für ein relationales Datenbankmanagementsystem (RDBMS) entschieden, da dieses „die Flexibilität und die Transparenz der Systeme wesentlich (...) (verbessert)“.[2]
Die Abteilungen und deren Aufgaben
Personalwesen
In der Abteilung Personalwesen der Unternehmung Auki GmbH werden drei Teilaufgaben beispielhaft behandelt. Zum einen die durchführung eines Assessment day, zum anderen die Gehaltsabrechnung und zum schluss die Zeiterfassung weiter ausgeführt.
Assessment day
Eine Aufgabe des Personalwesens ist das Recruiting von neuen Mitarbeitern. Hierzu werden wie es in den meisten Unternehmungen üblich ist, Assessment days veranstaltet. Diese Assessment days sind so aufgebaut, dass das Unternehmen herausfinden kann, wie sich der jeweilige Bewerber in bestimmten Situationen unter simulierten Umständen verhält. Es soll so sichergestellt werden das der zukünftige Mitarbeiter bestmöglich in das bereits vorhandene Team und das Unternehmensprofil passt.
In diesem speziellen Fall ist das Personalwesen auf der Suche nach einem jungen, dynamischen teamplayer der perfekte deutsch, so wie englisch Kenntnisse hat. Er muss fundierte Kenntnisse in J2EE haben, da er als Vermittler zwischen der kaufmännischen Abteilung und der allgemeinen IT Abteilung eingesetzt werden soll. Die sich hieraus ergebene Datentabelle sieht wie folgt aus:
Tab. 1: Assessment day Tabelle
| Personal_Nr | Vor-_ Nachname | Alter | Dynamik | Teamplayer | Deutsche_ Sprachkenntnisse | Englische_ Sprachkenntnisse | Programmier_ kenntnisse | Extra_ Informationen |
| 10001 | Max, Mustermann | 20 | gut | mittel | gut | gut | J2EE_gut,VB_gut | Kaufmännisch_nicht_gut |
| 10002 | Maxa,Müller | 34 | mittel | gut | gut | gut | J2EE_schlecht | Kaufmännisch_gut |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 10010 | Natali,Wichtig | 25 | gut | gut | gut | gut | J2EE_gut,VB_gut,C++_gut | Kaufmännisch_gut |
Gehaltsabrechnung
Bei der Gehaltsabrechnung im Personalwesen werden keine eigenständigen Rechnungen vorgenommen. Es werden Grunddaten erhoben und dem Finanz- und Rechnungswesen zur genauen Berechnung der Gehaltszahlung bereitgestellt. Hier ist es wichtig, die erhobenen Daten so zu speichern, dass sie vom Finanz- und Rechnungs-wesen problemlos weiterverwendet werden können.
In der Praxis der Auki GmbH werden die für die Gehaltsabrechnung benötigten Arbeitszeit der jeweilige Mitarbeiter, die zu leistende Soll Arbeitszeiten (Soll-AZ) und die tatsächlich geleistete Arbeitszeiten (Ist-AZ) ermittelt. Die sich hieraus ergebene Differenz wird der Vollständighalts halber und zur weiteren Verwendung mit auf-geführt. Des weiteren sind die Krankheitstage und Urlaubstage relevant um die genaue Entlohnung zu errechnen. Die nachfolgende Datentabelle wird den o.g. Anforderungen gerecht.
Tab. 2: Gehaltsabrechnungstabelle
| Personal_Nr | Soll_Arbeitszeit | Ist_Arbeitszeit | Urlaubstage | Krankheitstage | Abweichung |
| 09684 | 122,24 | 104,7 | 4 | 1 | -17,54 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 08514 | 152,8 | 160,2 | 0 | 0 | 7,4 |
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung dient der genauen Ermittlung der Ist-AZ der jeweiligen Mitarbeiter.
Die Arbeitszeit wird in vielen Unternehmen mit einer Stempeluhr erfasst, hier muss jeder Mitarbeiter eigenständig seine Stempelkarte (früher aus Pappe, heute oft elek-tronisch) stempeln. So wird genau erfasst, wann der Mitarbeiter die Arbeit begonnen hat, wann die Mittagspause war bzw. wann die Arbeitzeit beendet wurde.
Die Auki GmbH hat mit all ihren Mitarbeitern eine Vereinbarung getroffen, das jeden Monat Überstunden gesammelt, diese jedoch nicht in den nächsten Monat übertragen werden können. Es erfolgt also jeden Monat eine Auszahlung sämtlicher Überstunden.
Zusätzlich werden bei der Zeiterfassung die Urlaubstage (UT) und die Krankheitstage (KrankheitsT) berücksichtig. Da es sich um Mitarbeiterbezogene Daten handelt die jeden Monat unterschiedlich ausfallen, werden diese in eigenen Datentabellen gespeichert.
Tab. 3: Zeiterfassungstabelle
| Personal_Nr | Abrechnungs_Zeitraum | Urlaubstage_Gesamt | Urlaubstage_Genutzt | Urlaubstage_Verbleibend |
| 9684 | 01/2008 | 26 | 15 | 11 |
Tab. 4: Zeiterfassungstabelle
| Personal_Nr | Tag | Soll_Arbeitszeit | Ist_Arbeitszeit | Urlaubstage | Krankheitstage | Abweichung |
| 9684 | 1 | 7,64 | 9,5 | 0 | 1 | 1,86 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
| 9684 | 20 | 7,64 | 10 | 0 | 1 | 2,36 |
| 9684 | Summe: | Summe: | Summe: | Summe: | Summe: | Summe: |
| 9684 | 20 | 152,8 | 160,2 | 0 | 3 | 7,4 |
Vertrieb und Marketing
In der Abteilung Vertrieb und Marketing werden die Aufgaben der Produktentwicklung, der Produktschulung und die Entwicklung von Werbestrategien näher erläutert und die dazugehörigen Datentabellen des RDBMS erstellt.
Produktentwicklung (Theoretisch)
Der theoretische teil der Produktentwicklung ist eine der wichtigsten Aufgaben in der Auki GmbH, da es harte Konkurrenz auf dem Markt gibt und die Kunden sehr schwer an das Produkt zu binden sind.
Ein neu entworfenes Produkt kann nicht allen Kundenwünschen gerecht werden, doch wird stets versucht den größten Teil der Kunden zufrieden zu stellen. Aus diesem Grunde werden vor der tatsächlichen Entwicklung der Produkte eine Marktstudie oder interne Auswertungen der kürzlich umgesetzten Produkte veranlasst. Die nachfolgende Datentabelle beinhaltet z.B. eine Auswertung der vier letzten Produktrehlese.
Tab. 5: Produktentwicklungstabelle (Theoretisch)
| Produkt_Name | Produkt_Art | Produktbeschreibung | Kosten | Umsatz_Steigerung |
| 0,- € Special | Rabatt | K erhält Rabatt auf die Gebühr bei einem 0,- € Startpreis | 0,- € | 400.000,- € |
| XXL Packet | Komplettpacket | K erhält ein Fotopacket, Sonderformatierungen, | 5,- € | 300.000,- € |
| Foto Plus | Specialpacket | K hat die Möglichkeit 10 Fotos zu seiner Auktion einzustellen | 3,- € | 50.000,- € |
| Schnelle Sache | Specialpacket | Dem K wird eine extrem schnelle Möglichkeit geboten seine Auktion zu gestallten. | 3,- € | 100.000,- € |
Diese Daten sind wichtig für die weitere Entwicklung des gesamten Unternehmens, da sie Auskunft über die vorlieben der Kunden geben.
Produktschulungen
Unter Produktschulung werden bei der Auki GmbH die Information verstanden, die an den Kunden herausgegeben werden um das Produkt bekannt zu machen und zu erklären. Es können verschiedene Informationsarten gewählt werden. Zum einen können Frequently Asked Questions (kurz FAQ, englisch für häufig gestellte Fragen) erfasst und den Kunden in übersichtlicher art und weise zur Selbstrecherche bereit gestellt werden, zum anderen kann ein Tutorial (eine schriftliche Gebrauchsanweisung) erstellt werden oder eine Fotodokumentation die dem Kunden anhand von Screenshots die Vorgehensweise in bestimmten Situationen erklärt. All diese Informationswege haben vor und nachteile, die im einzelnen abgestimmt und bewertet werden müssen.
Um die o.g. Informationswege bewerten zu können, wurde bei der Auki GmbH eine Bewertung dieser vorgenommen. Die Bewertung wurde durch das interne Finanz- und Rechnungswesen und dem Vertrieb und Marketing durchgeführt und in den Datenbank-tabellen Tab. 7 und Tab. 12 abgelegt. Bewertet wurden:
Tab. 6: Informationsartentabelle
| Informationsart | FAQ | Turorial | Fotodokumentation |
Werbestrategie
Für die Wahl der Werbestrategie muss zuerst ein überblick verschafft werden, welche Werbearten effizient sind und welche den Kunden sehr ansprechen. Aus diesem Grunde werden die in der Produktschulung erhobenen Daten weiterverwendet und den Faktor der Kundenzufriedenheit so wie der Dringlichkeit der Umsetzung erweitert.
Tab. 7: Werbestrategiekostentabelle
| Informationsart | Dringlichkeit | Erwarteter_Nutzwert | Kundenzufriedenheit |
| FAQ | hoch | hoch | mittel |
| Tutorial | hoch | hoch | niedrig |
| Fotodokumentation | mittel | hoch | hoch |
Aus den nun vorhandenen Daten kann eine erste Richtung der Werbestrategie gewählt werden. Da zu erkennen ist, das die Kunden des Auktionshauses sehr durch die Bilder der Fotodokumentation angesprochen werden.
Fertigung und Produktion
Plattformprogrammierung
Um die Entscheidung zu fällen, ob die Plattform des Online Auktionshauses durch eigene Programmierer programmiert werden sollte oder ob eine Fremdfertigung die günstigere Variante gewesen währe, benötigte die Auki GmbH eine große Menge an Daten. Zum einen wurde die Frage nach den Personalkosten zur eigenen Programmierung gestellt und zum anderen war zu klären ob die Plattform auf eigenen Servern laufen oder ob diese von größeren Providern genutzt werden sollten.
Es wurden zu Gründung der Auki GmbH folgende Datentabellen angelegt:
Tab. 8: Serverkostentabelle
| Serverart | Server_Fixe_Kosten | Server_Variable_Kosten_pro_Monat |
| Eigener Server | 20.000,- € | 500,- € |
| Provider Server | 0,- € | 1000,- € |
Tab. 9: Produktionskostentabelle
| Produktionsart | Programmieraufwand_ in_Stunden_gesamt | Kosten_ Programmierung_ pro_Stunde | Kosten_Hardware | Kosten_Software | Flexibilität |
| Eigenproduktion | 40.000 | 20,- € | 40.000,- € | 10.000,- € | Sehr hoch |
| Fremdproduktion | 35.000 | 30,- € | 0,- € | 0,- € | Mittel |
Tab. 10: Kostentabelle der weiterer Programmieraufwendungen
| Produktionsart | Kosten_weiterer_ Programmieraufwendungen_pro_Stunde |
| Eigenproduktion | 20,- € |
| Fremdproduktion | 40,- € |
Die Auki GmbH hat sich zur Gründungszeit für die Eigenproduktion entschieden, da sie zum einen preiswerter war, aber auch mehr Flexibilität in bezug auf die spontane Ideenumsetzung bot.
Wartung
Die Wartung bedeutet nicht ausschließlich nur die Hardwarewartung, sonder zusätzlich noch die Wartung der gesamten IT - Infrastruktur. Unter dem Begriff IT versteht man allgemein hin Informationstechnik, doch die eigentliche Bedeutung dieses Begriffs IT beinhaltet einiges mehr. IT steht für Informations- und Kommunikationstechnik, dass heißt es werden unter anderem die Netzwerkkomponente, die Telefonanlage, die Computerhardware und die Computersoftware gemeint, wenn der Begriff IT fällt. Für die TKA wurde ein Wartungsvertrag mit einem anderen Dienstleistungsunternehmen geschlossen, da das Firmeninterne Know-how hierfür nicht ausreichte oder nicht wirtschaftlich gewesen währe. Alle anderen Wartungsaufgaben wurden intern an diverse Mitarbeiter delegiert und verursachen so Periodenabhängige Kosten.
Damit die Auki GmbH einen Überblick über die Wartungskosten behält, wurden verschiedene Tabellen in der Datenbank angelegt um für die Managementebene Statistiken oder andere Auswertungen fahren zu können.
Tab. 11: Wartungskostentabelle
| Zeitraum | Weitere_kosten_TKAnlage | Weitere_kosten _Netzwerk | Weitere_kosten _Compi | Weitere_Kosten _Software | Weitere_kosten _Produkte |
| 2007_01 | 50,- € | 100,- € | 20,- € | 500,- € | 4000,- € |
| 2007_02 | 50,- € | 0,- € | 20,- € | 300,- € | 5000,- € |
| … | … | … | … | … | … |
| 2007_12 | 50,- € | 20,- € | 0,- € | 50,- € | 500,- € |
Programmieraufwand der jeweiligen Informationsart
Die über die Abteilung Marketing und Vertrieb bei der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen beauftragtet Informationsartenkosten Bewertung wird aufgrund des Programmieraufwands der jeweiligen Informationsart erstellt. Hierzu wurde von der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen eine Anfrage bezüglich des Programmier-aufwands an die Abteilung Fertigung und Produktion gestellt.
Der jeweilige Programmieraufwand der o.g. Informationsarten wird in die Datenbank des ERP Systems eingepflegt und kann so unternehmensweit, von jeder Abteilung genutzt werden.
Für die Informationsart FAQ, Tutorial und die Fotodokumentation wurden folgende Programmieraufwände in Stunden ermittelt.
Tab. 12: Programmieraufwandstabelle für die Informationsarten
| Informationsart | Aufwand_Progamiererstunden |
| FAQ | 1500 |
| Turorial | 1500 |
| Fotodokumentation | 2500 |
Finanz- und Rechnungswesen
Kalkulationen
Der Auftrag aus der Abteilung Vertrieb und Marketing, zur Bewertung der Informationsartenkosten wird durch das zusammenführen von Daten und deren Berechnung erfüllt.
Um die Informationsarten bewerten zu können, wird auf die Daten der Tab. 10 und der Tab. 12 zurück gegriffen und mit den dort erfassten Werten gerechnet. So können die Kosten der einzelnen Informationsarten ermittelt werden ohne eigene Daten erheben zu müssen. Die Rechnung ergibt folgende Datentabelle:
Tab. 13: Produktschulungsdatentabelle
| Informationsart | Kalkulierte_Kosten |
| FAQ | 30.000,- € |
| Tutorial | 30.000,- € |
| Fotodokumentation | 50.000,- € |
Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung läuft in der Auki GmbH voll automatisch ab, da alle benötigten Daten aus dem ERP System gezogen werden können.
Es werden die vom Kunden beanspruchten Leistungen und deren jeweiligen Einzelkosten erfasst und mit etwaigen Rabatten abgestimmt.
In dem RDBMS sind die benötigten Daten in folgender Art gespeichert.
Tab. 14: Kundendatentabelle
| Kunden_Nr | Kunden_Name | Kunden_Strasse | Kunden_PLZ | Kunden_Land |
Tab. 15: Produktdatentabelle
| Produkt_Nr | Rabatt | Einzelpreis |
Tab. 16: Bestelldatentabelle
| Bestell_Nr | Bestell_Datum | Kunden_Nr |
Tab. 17: Bestelldatentabelle
| Bestell_Nr | Produkt_Nr | Menge |
Mit den o.g. Tabellen lässt sich eine gesamte Rechnungsstellung bewerkstelligen.
Gehaltszahlungs-Rechnung
Die im Personalwesen erhobenen Datentabellen 2 und 3 werden im Finanz- und Rechnungswesen verwendet um die jeweilige Gehaltszahlung des einzelnen Mitarbeiters zu errechnen. Die jeweiligen Lohngruppen werden eigens im Finanz- und Rechnungswesen in der Tab. 18 festgelegt.
Um die Gehaltszahlungen nicht nur temporär zu errechnen, werden die Rechendaten in der Tab. 19 abgelegt. Dort werden die benötigten Daten nach dem Datum und nach der Pers.Nr sortiert. Die Datentabelle wird fortlaufend befüllt.
Tab. 18: Lohngruppentabelle
| Lohngruppe | Stundenlohn |
| A | 15,- € |
| B | 20,- € |
| C | 25,- € |
Tab. 19: Gehaltszahlungstabelle
| Zeitraum | Personal.Nr | Ist-Arbeitszeit |
| 01-07 | 09684 | 104,7 |
| ... | ... | ... |
| 02-07 | 08514 | 150,7 |
Das ERP System
Das ERP System sieht in diesem Beispiel so aus, dass alle Abteilungen ihre Daten in einer Zentralen Datenbank speichern. Die dort gespeicherten Daten können Unternehmensweit verwendet werden, so kann z.B. das Finanz- und Rechnungswesen auf die Daten aus dem Personalwesen zugreifen und muss so die Zeiterfassungsdaten nicht selber erheben.
In der nachfolgenden Abbildung ist die Datenbank und die zugreifenden Abteilungen abgebildet. So ist auf einen Blick der Vorteil dieses ERP Systems zu sehen.
Abb. 2: Die ERP-Datenbank der Auki GmbH
Vor- und Nachteile, Chancen und Risiken von ERP-Software
Vorwort
Die Einführung eines ERP-Systems in einem Unternehmen erfordert großen Aufwand. Auf der Planung, der fristgerechten Einführung und den Kosten einer Standardsoftware wie SAP liegt dabei das Hauptaugenmerk. Allerdings können auch „weiche“ Faktoren wie die Akzeptanz bei der Belegschaft, die Usability sowie die personelle Umstrukturierung einen großen Einfluss auf den Erfolg eines ERP-Systems haben. Erfahrungsgemäß scheitern die meisten Einführungen von ERP-Software.
„Die Mehrzahl der Projekte, die in den vergangenen dreißig Jahren zur Implementierung dieser [ERP] Anwendungen durchgeführt wurden, waren Fehlschläge. Sie haben viel mehr Zeit in Anspruch genommen als ursprünglich geplant und nicht die erwarteten Ergebnisse geliefert. Viele dieser Projekte wurden nach Jahren intensiver Bemühungen und Kosten von vielen Millionen Dollar eingestellt.“ [3]
Um nicht dieselben Fehler zu begehen ist es wichtig, Vorteile und Nachteile sowie Chancen und Risiken sorgsam abzuwägen.
Eine gründliche Ist- und Soll-Analyse ist hier unbedingt notwendig!
Lohnt sich der Einsatz eines ERP-Systems für unser Unternehmen überhaupt?
Ist der tatsächliche Nutzen den entstehenden Aufwand am Ende wert?
Dies sind die beiden Fragen, die sich jeder Verantwortliche stellen sollte, wenn er mit der Entscheidung betraut ist, ein ERP-System einzusetzen oder nicht. Im Folgenden werde ich diese anhand des Fallbeispieles erläutern und klären.
Generelle Vorteile und Nachteile von ERP-Software
Vorteile
In diesem Abschnitt beschreibe ich die Vorteile von ERP-Software (namentlich SAP in diesem Beispiel) gegenüber traditioneller Steuerung der Geschäftsprozesse. Allgemein lässt sich dazu sagen, dass Reibungspunkte sowohl im personellen wie im technischen Bereich beseitigt werden können.
Zeitersparnis
Dadurch, dass jeder beteiligte Mitarbeiter direkt über seinen Arbeitsplatz am gesamten System (bzw. dem für ihn relevanten Teil) angeschlossen ist, kann er ohne Umwege auf die Daten zugreifen.
Optimierung von Geschäftsprozessen
Durch eine Neu-Ausrichtung der Geschäftsprozesse anhand des ERP-Systems können diese vereinfacht und/ oder verbessert werden. Die Automatisierung der Prozesse führt zu einem besseren Überblick über die Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Durch die systematische Erfassung wird festgestellt, wo Verbesserungen (z.B. im Lagersystem) nötig sind. Hierdurch können große „Zeitfresser“ gefunden und ausgeräumt werden.
Integration von relevanten Daten
Durch die Integration der Daten innerhalb des Systems entsteht eine gute Übersicht über alle Prozesse innerhalb des Unternehmens. Die eingestellten Daten lassen sich dafür nutzen, nachzuvollziehen, wo sich Produkte und Rohstoffe innerhalb des Unternehmens befinden. Um die Produktivität zu steigern ist es immer wichtig zu wissen, wo Kapazitäten nicht ausgeschöpft sind oder Engpässe entstehen. Außerdem entsteht eine bessere Datenintegrität, wenn die Daten zentral gesichert sind. Redundanzen und unterschiedliche Datei-Systeme werden vermieden. Beispiel: Das Controlling greift ohne Umwege und mit speziell dafür angefertigten SAP-Methoden auf die relevanten Daten zu. Die Daten sind schneller verfügbar und müssen nicht mehr von den einzelnen Abteilungen angefordert werden. Hierdurch entsteht ein immenser Zeitvorteil im Controllingbereich, der sich auf die Entscheidungsprozesse im Management auswirkt.
„In einem Unternehmen liegen Daten in integrierter Form vor, wenn fachlich gleiche Daten nur einmal gespeichert werden. Jeder Anwender bzw. jede Anwendung versorgt sich von dieser Stelle mit Daten und aktualisiert ggf. zentral gespeicherte Daten.“
[4]
Abb. 3: Integriertes Datensystem
[5]
Image
Besonders im E-Business (in dem sich die Auki GmbH offensichtlich befindet) ist es wichtig, dass man "mit der Zeit geht". Ein voll funktionsfähiges ERP-System kann durchaus als Referenz gegenüber Konkurrenten angesehen werden.
Verfügbarkeit der Software
Eine Standardsoftware ist sofort verfügbar. Das bedeutet, anstatt eine Software zu entwickeln oder entwickeln zu lassen kann man theoretisch von einem Tag auf den nächsten das System wechseln. Die Langwierige Erfahrung von SAP garantiert außerdem, dass Experten die Anpassung an das hauseigene Datensystem mit vorbereiten können.
Sicherheit
Durch den Abbau von redundanten Daten sowie heterogenen Hard- und Software-Systemen wird die Sicherheit entscheidend erhöht. Weniger Schnittstellen, einheitliche Betriebssysteme, Antiviren-Software und zentrale Administration sind hierbei wichtige Punkte.
Nachteile
Nachteile von ERP-Software bestehen vor allem in dem immensen Aufwand der betrieben wird, um es einzuführen und zu betreiben.
Abhängigkeit von Standardsoftware, externen Kräften
Die Komplexität von SAP macht es nötig, mit externen Kräften die Einführung vorzubereiten. Je nachdem, welche Vorkenntnisse bestehen muss sogar eine Beraterfirma engagiert werden. In jedem Fall entstehen jedoch Kosten für Support und Verzögerungen durch Anwender-Probleme. Bei jedem Update der Software muss überprüft werden, ob die Software und hauseigene Modifikationen noch einwandfrei funktionieren.
Kosten
Die Einführung von ERP-Systeme ist extrem teuer da:
- Hardware
- Software
- Schulungen
Neu angeschafft bzw. modifiziert werden müssen.
Es besteht bei einer Einführung das Risiko, dass der entstehende Nutzen die großen Ausgaben am Ende nicht wert ist.
Neuordnung von Personalstrukturen
Vorhandene Strukturen innerhalb des Unternehmens werden verändert. Teams werden neu zusammen gesetzt oder aufgelöst, unter Umständen werden Stellen überflüssig. Dies führt zu Unruhe unter den Mitarbeitern. Solange die Umstrukturierung nicht abgeschlossen ist leiden Moral und Effizienz der Mitarbeiter.
"Fremdes" System
Im Gegensatz zu einer Individuallösung wird eine Standardsoftware vom Personal oft als „fremdes" System angesehen. Dies führt zu einer ablehnenden Haltung und einer schlechten Integration des Systems, besonders bei älteren Mitarbeitern. Hier ist viel Aufklärungsarbeit nötig, da ein erfolgreich eingeführtes und angewandtes ERP-System jedem beteiligten Mitarbeiter und dem gesamten Unternehmen Vorteile bringt.
Komplexe Datenstruktur
Ein ERP-System bildet alle Geschäftsprozesse möglichst detailliert ab. Leider entsteht dadurch oft eine unübersichtliche, weit verzweigte Datenstruktur.
Sollen "komplexe Geschäftsabläufe in einem ERP-System abgebildet werden, so muss das System diese Abläufe spiegelbildlich wiedergeben können. Dies bedeutet, dass es selber entsprechend komplex sein muss. Es leuchtet ein, dass sich dies direkt in den Investitions- und Betriebskosten niederschlägt." [6]
Abb 4: Beispiel für ein sehr umfangreiches, komplexes ERP-System
[7]
Überplanung, Inflexibilität
Ein standardisiertes System ist schwerfällig. Tritt wider Erwarten ein größeres Problem auf, kann dies große Teile des System lahmlegen. Fehlersuche und Behebung erweisen sich als langwierig und schwierig, da viele Prozesse voneinander abhängen.
Chancen und Risiken bei der Einführung von ERP-Systemen
[8]
Bei der Einführung von Standardsoftware gilt es, von Anfang an strukturiert ans Werk zu gehen. Zuerst muss ein Projekt-Team zusammengestellt werden. Dieses ermittelt die Anforderungen, führt Interviews mit beteiligten Personen durch und holt Entscheidungshilfen aus Zeitschriften, Büchern oder Beratern ein.
Generell kann zwischen einer simultanen und sukzessiven Einführung von ERP-Systemen unterschieden werden. Beide Arten beinhalten Chancen und Risiken.
Abb. 5: Einführungsstrategien für ERP-Software
[9]
Simultane Einführung
Die simultane Einführung bedeutet, dass alle Prozesse des Unternehmens auf einmal umgestellt werden.
Chancen
Minimierung von Schnittstellen
Durch die vollständige Umstellung können Module und Schnittstellen eingespart werden. Das gesamte System wird auf diese Weise kompakter, robuster und sicherer.
Umstellungszeit
Wenn das System innerhalb einer kurzen Zeitspanne eingeführt wird können die Vorteile der ERP-Software früher genutzt werden, der Gesamtaufwand ist geringer als bei einer sukzessiven Einführung.
Risiken
Projektmanagement versagt
Die simultane Einführung stellt sehr große Anforderungen an das Projektmanagement. Längere Planungsphasen sind nötig, um auftretenden Komplikationen zu umgehen. Ohne ein hoch qualifiziertes Projektmanagement verzögert sich die Einführung, verursacht sehr viel höhere Kosten oder scheitert im schlimmsten Fall komplett.
Zusatzbelastungen
Durch die komplette Umstellung wird jeder Bereich im Unternehmen beeinträchtigt. Das operative Geschäft leidet, da die meisten Mitarbeiter bei der Implementierung des Systems helfen müssen, außerdem sind Daten nicht wie gewohnt erhältlich. Sie müssen über Umwege eingeholt werden oder sind gar nicht verfügbar.
Fehler
Ein eingeführtes System kann nur noch kurzzeitig außer Betrieb genommen werden. Ein auftretender Fehler hat fatale Konsequenzen, worunter auch die Akzeptanz der Nutzer leidet. Ein Neustart der Anwendung kostet viel Zeit und Geld.
Sukzessive Einführung
Eine andere Methode ist die stufenweise, sukzessive Einführung von ERP-Software. Hierbei werden die einzelnen Module nacheinander implementiert.
Chancen
Projekt bleibt überschaubar
Bei der sukzessiven Einführung wird das Projekt auf einige wenige Module beschränkt. Das Projektmanagement erweist sich hier als weniger aufwendig und leichter kontrollierbar als bei der kompletten Umstellung, da die Teilbereiche leichter abzugrenzen sind, weniger "Baustellen" gleichzeitig existieren.
Kosten werden verteilt
Anstatt das Budget für die Umstellung direkt auszugeben, wird bei der sukzessiven Einführung Modulweise abgerechnet. Die Kosten verteilen sich auf mehrere Monate, evtl. sogar Jahre, wodurch der Geldfluss im Unternehmen nicht so stark beeinträchtigt wird.
Erfolgserlebnisse
Nach der positiven Einführung eines Moduls steigert sich bei den Mitarbeitern die Moral. Ein solches Erfolgserlebnis kann somit positiv zum Betriebsklima und der Effizienz beim weiteren Vorgehen beitragen.
Risiken
Insellösungen
Wenn sich eine Unternehmen für die funktionsorientierte Einführung eines ERP-Systems entscheidet besteht das Risiko, dass sogenannte "Insellösungen" entstehen. Einzelne Abteilungen implementieren das System nur soweit, wie es für ihre Zwecke nötig ist. Dies steht dem Integrationsgedanken der Software allerdings entgegen und macht viele Vorteile wieder zunichte. Zum Beispiel entstehen durch verschiedene Datenbanken erneut Redundanzen, die eigentlich vermieden werden sollen.
Abb. 6: Lose verbundene, nicht integrierte Systeme
[10]
Übergangslösungen
Um die Daten aus dem alten System zu übertragen und beide Systeme in der Übergangszeit parallel zu nutzen sind Übergangslösungen, insbesondere sogenannte Interimsschnittstellen notwendig. Diese sind allerdings in der Regel fehleranfällig und wenig ausgereift, da nicht viel Zeit in die Entwicklung investiert wird. Folglich treten hier Datenfehler auf, was wiederum zu Verzögerungen führt.
„Als Interimsschnittstelle (aus dem Lateinischen für „inzwischen“) werden Schnittstellen bezeichnet, die nur für eine gewisse Dauer benötigt werden und lediglich einen zwischenzeitlichen Zustand unterstützen, nicht jedoch den endgültigen Soll-Zustand.“ [11]
Verzögerungen
Die Einführung der einzelnen Module, das Entwickeln von Interimsschnittstellen und anderen Zwischenlösungen führen dazu, dass die Einführung der Software in der Regel länger dauert als bei der simultanen Methode.
Fazit
Wie bereits zu Anfang erwähnt ist eine sorgfältige Planung extrem wichtig im Bezug auf ERP-Systeme. Natürlich ist die Einführung der Software höchst unterschiedlich für jedes Unternehmen, außerdem werden andere Prioritäten gesetzt. Die gezeigten Nachteile und Risiken zeigen, dass äußerste Vor- und Umsicht geboten ist, wenn in einem Unternehmen ERP-Software eingeführt wird. Ein gut geplanter Einstieg kann sich dabei aber durchaus bezahlt machen (Vorteile, Chancen), ERP-Systeme erfreuen sich nicht umsonst wachsender Beliebtheit.
Aufbau eines ERP-Systems
Den Aufbau eines ERP Systems kann man in verschiedene Unterkomponenten aufteilen. Man unterscheidet dabei das Datenbanksystem, das Basissystem, die Anwendungskomponenten und die Benutzeroberfläche, wie die nachfolgende Abbildung dies verdeutlicht:
Abb. 7: das ERP-System unterteilt in verschiedene Unterkomponenten
In den nachfolgenden Abschnitten wird auf die verschiedenen Unterkomponenten jeweils eingegangen und sie werden genauer erläutert.
Das Datenbanksystem
Bei einem ERP-System ist ein ausschlaggebendes Merkmal die Datenbank. Alle wichtigen Daten „werden bei einem ERP-System zentral in einer Datenbank gespeichert.“[12]
Durch dieses Vorgehen wird zu einem verhindert, dass bestimmte Daten mehrmals im System gespeichert sind (Datenredundanz) und zum anderen ermöglicht es die Nutzung der Daten answendungskomponentenübergreifend, z.B. müssen Daten für die Materialwirtschaft und Produktion nicht einzeln für beide Bereiche eingegeben werden. Beide Bereiche können auf die Daten zugreifen und falls diese verändert werden, so können beide Bereiche diese Veränderung einsehen. Außerdem wird durch die zentrale Speicherung der Daten eine Dateninkonsistenz verhindert, sprich die Daten sind vollständig und widersprechen sich nicht selbst.
Die Daten in den Datenbanken werden über ein „Datenbankmanagementsystem (typischerweise IBM DB2, Microsoft SQL Server, Oracle 9i oder andere)[…]“[13] verwaltet. Der Zugriff auf die Datenbank geschieht über Benutzeroberflächen (GUI), jedoch wird in der Praxis auch direkt auf der Datenbank operiert. Dies ist der Fall wenn es sich um Behebung von Systemfehlern handelt. Zum Beispiel soll über ein Anwendungssystem im Personalwesen eine Personalnummer geändert werden, was zwar das System bestätigt, dies aber durch einen Systemfehler nicht richtig auf der Datenbank umgesetzt wurde. Also wird über eine Datenbanksprache (z.B. SQL) der Wert auf der Datenbank korrigiert.
Das Basissystem
Das Basissystem ist die nächste Ebene über der Datenbanksystemebene. Dort befinden sich der Anwendungskern, die Integrationskomponenten und Entwicklungskomponenten (siehe Abb. 7). Hinter dem Basissystem verbergen sich „Funktionen zur zentralen Steuerung bzw. Administration des Systems (wie etwa Benutzerverwaltung), Schnittstellen zum Betriebssystem, verschiedene Funktionen für das Costumizing, die Entwicklungsumgebung sowie Programmierschnittstellen“[13] . Es verbindet also die einzelnen Komponenten des ERP-Systems miteinander (Schnittstellenfunktion), ermöglicht das Costumizing, dient zum Verwalten der verschiedenen Benutzer des ERP-Systems und bietet Möglichkeiten zur weiteren Entwicklung der Software.
Der Anwendungskern ist aufgeteilt in einen „[…] datenbankabhängigen und einen datenbankunabhängigen Teil[…]“[14]. Der datenbankabhängige Teil gestattet einer Anwendugskomponente den Zugriff auf die relevanten Informationen einer Datenbank, während der datenbankunabhängige Teil diese Informationen an den Anwendungskern weitergibt.
Im Basissystem enthalten ist eine „[…] Programmierumgebung, in der mit der zu dem ERP-System ausgelieferten Programmiersprache Anwendungen ergänzt oder erweitert werden können“[14](Entwicklungskomponente). Durch das Customizing ist die „[…] Anpassung der Funktionalität des genutzten Ausschnittes des Datenmodells von ERP-Systemen an die jeweils abgebildeten betrieblichen Prozesse und Datenstrukturen“3 möglich. Damit ist gemeint, dass man die betriebliche Anwendungssoftware an die Geschäftsprozesse des eigenen Unternehmens individuell anpassen kann. Die Benutzerverwaltung ermöglicht die Verwaltung von den Benutzern des ERP-Systems, z.B. Steuerung der Zugriffsrechte auf bestimmte Daten.
Anwendungskomponenten
Unter den Anwendungskomponenten versteht man die einzelnen Module, die die Geschäftsprozesse in einem bestimmten Unternehmensbereich unterstützen. Dazu gehören z.B. Vertrieb, Materialwirtschaft und Produktionsplanung (siehe Abb. 7). Welche Module eingesetzt werden, ist stark vom Unternehmen abhängig, denn nicht immer werden alle Module von den Unternehmen genutzt. Die Anwendungskomponenten greifen auf die Daten des Datenbanksystems zu.
Benutzeroberfläche
„Die oberste [Unterkomponente] des ERP-Systems bildet die [Benutzeroberfläche]“[13]. Diese ist auch unter ‚Graphical User Interface’, kurz GUI, bekannt. Es ist die Schnittstelle zwischen dem System und dem Nutzer. Über das GUI werden Eingaben von Daten getätigt und ebenfalls werden Daten für den Benutzer ausgegeben. GUIs können sehr unterschiedlich aufgebaut sein: die Programmierung kann in verschiedenen Programmiersprachen erfolgen.
Systemarchitektur
Die Systemarchitektur von ERP-Systeme sind oftmals „Client und Server“[14] -Architekturen. „An der Bearbeitung einer Geschäftstransaktion sind mindestens zwei Computerprozesse (Server und Client) beteiligt.“[14]. Mit dem Client werden Transaktionen erstellt, die dann an den Server zur Verarbeitung übermittelt werden. Man unterscheidet 3 verschiedene Formen dieser Architekturen, wie die nachfolgende Abbildung veranschaulicht:
Abb. 8: verschiedene Aufgabenverteilung von Client/Server-Architekturen
Bei der zentralen Präsentation übernimmt der Server die Aufgaben des Aufbereitens der Daten (Datenbankmanagement), der Verarbeitung der Daten und der Präsentation. Der Client in Form eines Grafikterminals gibt lediglich die Daten aus.
Bei einer dezentralen Präsentation findet die Verarbeitung und die Verwaltung der Daten auf dem Server statt, während die Präsentation vom Client, meist in Form einer programmierbaren Workstation, übernommen wird.
Eine weitere Form ist die dezentrale Verarbeitung mit zentraler Speicherung, bei der der Client die Verarbeitung und Präsentation der Daten übernimmt, während sich der Server auf das Management der Daten konzentriert. Durch die zunehmende Dezentralisierung verlagert sich ebenfalls die technischen Belastung von Client und Server: während bei der zentralen Präsentation der Server die Arbeit übernimmt, so wird bei der dezentralen Verarbeitung mit zentraler Speicherung der Server entlastet und der Client dementsprechend belastet.
Quellenverzeichnis
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- ↑ 14,0 14,1 14,2 14,3 Gronau, N.: Enterprise Resource Planning und Supply Chain Management - Architektur und Funktionen, München 2004, S. 9
Aufteilung
Roland Wendl: Enterprise Resource Planning
Nils Rosemeyer: Vor- und Nachteile, Chancen und Risiken von ERP-Software
Michal Snella: Aufbau eines ERP-Systems, Systemarchitektur
